テレアポ効率を高めるリスト管理方法

多くの営業担当者の方は、テレアポをご経験されたことがあるか、または現在テレアポをおこなっていらっしゃったり派遣スタッフや他社に代行を依頼したりと、施策にテレアポを活用していることと思います。

皆さまの中にはテレアポ営業をする際、以下のような経験がある方が多いのではないでしょうか。

■Case 1
営業担当Aさんがお見積書提出まで進んでいた案件があったが、急なAさんの退職により、その営業進捗履歴やコミュニケーションを図っていた相手先の担当者情報が一切わからなくなった。
企業の基本情報だけがあるリストのみ引き継いだ営業担当Bさんは、代表電話番号からテレアポを行い、窓口突破を図ろうとしている。

■Case 2
営業担当Cさんがテレアポを行いアポイントを頂いた企業へ、数時間後、営業担当Dさんが同一企業へテレアポを行ってしまった。
アポイントを頂いていた企業の担当者からは、「さっき別の方からお電話を頂き、お約束したのですが。
共有されていないのですか？御社は信用できません！さっきのアポイントも無かった事にしてください！」と、アポイントが消滅してしまう。

■Case 3
営業担当毎に得意だと思っている業界を各自がリストアップし、手当たり次第にテレアポしている。共通性の低いトーク上では共有すべきことがほとんどないと考え、ノウハウの蓄積がなされず、トークスクリプトの改善がなかなか進まない。

結果として、アポイント率がリストに対して１〜３％などの低い水準となりがちです。
そして、「テレアポがきつい、もうかけたくない」という理由で極端にネガティブな印象をその営業担当が持ってしまいます。
しかしながら、他の業務に需要がなく異動という選択肢をとれない企業では、その人は退職を余儀なくされます。

このような状態を防ぐために、テレアポ効率を上げるべく、最初に着手しなければならないのが「リスト」の部分となります。

リストを管理するときのステップは以下の３つです。

■Step 1
各営業担当が保有している見込み顧客と取引顧客情報を一纏めにする。

■Step 2
理想の顧客像を設定する。

■Step 3
アプローチの優先順位付けをする。

それでは、各Step毎に詳しくご紹介していきます。

見込み客情報について、企業内で各営業担当が独自に保有しているケースが多いです。それらを全て一元化します。
この際に件数が多くない場合には、Excelなどの管理からのスタートで問題ないです。
ただし、件数が多くなってくるにつれ、Excelでは動作が重くなってしまったり、重複企業が発生しやすくなってきます。こうなると一元化をしたとしても、営業効率が落ちてくるため、そのタイミングでSFAツールなどを検討するのが良いです。

また、意外と見落としがちなのが、過去の取引企業を再度アプローチする対象のリストとする事です。
こういった過去取引情報などは、多くの企業で会計ソフトなどに纏まっているため、これらも営業のアプローチリストとして、一元化をします。

理想の顧客像を設定する際のポイントは、「自社の商材にとってWinWinになれる顧客」をみつける事です。
Win-Winになれる顧客とは、利益効率の高い顧客です。
顧客リストの中から、現在取引中の企業を洗い出し、以下の図の＜変化しにくい属性＞（青色項目）をまず付与します。そして、平均取引継続期間から利益効率が高い企業をみつけます。
このみつけ出した企業に付与されている属性が、理想の顧客像の属性です。

このように、取引継続期間が長く利益効率が良いパターンは、顧客自身がサービスを導入して成功していることも多いです。ゆえにこの知見は、同様属性の新規顧客にアプローチする際に、事例紹介をトークスクリプトに組み込む等して、有効な材料としても活用できます。

理想の顧客像を設定したら、当てはまる企業群の中で、取引先、過去取引先、過去訪問先、未訪問先などの軸を追加し、受注できる確度別に顧客ランクを設定していきます。
一般的に考えて、受注できる確率が高いのは、発注実績のある企業です。
つまり、取引中の企業や過去に取引に至っている企業は、サービスを認識した上で発注した経験があり、信頼関係も築けているため、受注しやすい傾向にあります。

逆に、受注確度の低い企業群は、まだ接点さえ持っていない企業になります。
この企業群に関しては、まず接点を作っていくことが重要ですが、比較的単純な作業なため、テレアポ業務の外部委託やアルバイト採用によるテレアポ実施などで、効率化を図ることを検討しても良いかもしれません。